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Na­vi­ga­ti­on
05.06.2019

Se­kre­ta­ri­at goes di­gi­tal

05.06.2019
Per­so­nal­wech­sel auf dem Se­kre­ta­ri­at und Prä­sen­ta­ti­on der neuen Mit­ar­bei­te­rin­nen.
Beton
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«Ja, selbstverständlich mache ich Ihnen die Abschrift,» Fränzi Betschart ist am Telefon. «Senden Sie mir doch bitte eine Email mit den notwendigen Angaben.» – Nach zwei Minuten legt sie den Hörer auf. Sie holt einen Stapel Blätter aus dem Kopierer, der zwischenzeitlich im Hintergrund gelaufen ist. Ursi Hauser und Linda Lucas arbeiten an ihren Stehpulten. Ursi Ohnsorg ist in der Konferenz.

So geht es zu an einem ganz nor­ma­len Vor­mit­tag im Se­kre­ta­ri­at der Kan­tons­schu­le Zug. Es ist eine Welt, die man als Leh­re­rin oder Leh­rer selbst nach Jah­ren nur un­ge­nau kennt. Meist sieht man den Be­trieb nur von ferne, durchs glä­ser­ne Schal­ter­tür­chen. Dass man die­sen Teil der Kanti nicht stär­ker wahr­nimmt, liegt vor allem an der ein­ge­spiel­ten, zu­ver­läs­si­gen Ar­beits­wei­se der As­sis­ten­tin­nen. Das sind zu­nächst die vier bis­he­ri­gen: Frän­zi Betschart, Ursi Hau­ser, Ursi Ohn­sorg und Es­ther Grab­herr, die so­eben pen­sio­niert wurde.

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Linda Lucas

Neu im Team ist seit April Linda Lucas, im Juni kom­men Doris Hür­li­mann und Frän­zi Sig­rist dazu. Wie von Zau­ber­hand sind die Ar­bei­ten je­weils ein­fach er­le­digt, ohne dass sich Aus­sen­ste­hen­de Ge­dan­ken dar­über ge­macht hät­ten. Die Bro­schü­re ist ein­fach da, der Brief ge­schickt, die Prü­fung ver­teilt. Was so rei­bungs­los funk­tio­niert, steht in Ge­fahr, als selbst­ver­ständ­lich ge­nom­men zu wer­den.

Rektor Christian Steiger kommt mit einem Dossier an den Tisch von Linda Lucas: «Ich habe noch eine andere Schülerin, die neu eintreten wird. Kann ich dir das so geben?» Er erklärt kurz den Sachverhalt - und weg ist er wieder.

Ursi Ohn­sorg ist je­weils die Erste im Se­kre­ta­ri­at, auch heute ist sie seit halb sie­ben hier. Eine Vier­tel­stun­de nach ihr kommt Frän­zi Betschart. Ei­gent­lich gel­ten glei­ten­de Ar­beits­zei­ten, nicht Schicht­be­trieb, den­noch hat sich eine Ver­tei­lung der An­we­sen­hei­ten über den gan­zen Tag ein­ge­spielt. Die bei­den Frau­en star­ten die Com­pu­ter, öff­nen die Pro­gram­me, schal­ten das Te­le­fon an, rich­ten sich ein. So we­cken sie jeden Mor­gen den gros­sen Kan­ti­be­trieb aus dem nächt­li­chen Schlaf. Be­reits war­ten die ers­ten Mails auf «info@ksz», auch das Te­le­fon fängt an zu klin­geln. Heute al­ler­dings ist ein ru­hi­ger Mor­gen. Der Lehr­kör­per ist of­fen­bar ge­sund. Es ist ja auch Früh­ling, die Sonne scheint hell ins Gross­raum­bü­ro. Schon um diese frühe Stun­de macht sich die Di­gi­ta­li­sie­rung be­merk­bar:

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Ursi Ohn­sorg

Frü­her – damit meint Ursi Ohn­sorg die 90er Jahre – lief das an­ders: Hei­se­res Hus­ten am Te­le­fon, und sie, die As­sis­ten­tin­nen, muss­ten die ge­krächz­ten Auf­trä­ge auf­schrei­ben und aus­hän­gen. Ehr­lich ge­sagt, ist das Ab­sen­zen­brett im Foyer des OG immer noch eine Art un­frei­wil­li­ges Zen­trum der Schu­le. Ein Ort der Hoff­nung für Ge­ne­ra­tio­nen von Schü­le­rin­nen und Schü­lern: Fällt viel­leicht eine Stun­de aus? Das hat sich nicht ge­än­dert, wohl aber die Form der Ar­beits­auf­trä­ge. Die kom­men schon lange per E-​Mail rein – und seit ei­ni­ger Zeit stel­len immer mehr Lehr­per­so­nen ihren Schü­le­rin­nen und Schü­lern die Ar­beits­auf­trä­ge auf der Online-​Lernplattform Mood­le be­reit.

Um zehn Uhr trifft sich die gesamte Schulleitung und alle Assistentinnen zu Kaffee und Gebäck. Der Direktor, Peter Hörler, hat die Zehn-Uhr-Pause vom Donnerstag zu "minuti santi" erklärt. Einmal in der Woche sind alle gemeinsam in der Pause, das Tagesgeschäft soll explizit nicht Gesprächsgegenstand sein, sonst kostet das einen Kuchen. Die Stimmung ist gelöst, man witzelt über die Idee, wie die Schulleitung einen Last School Day - LSD organisieren würde. Und schon brechen alle wieder in verschiedene Richtungen auf, zurück in ihre Büros, an ihre Arbeitsplätze oder raus zum nächsten Termin ausser Haus.

Linda Lucas ist neu im Team. Sie ar­bei­tet seit An­fang April im Se­kre­ta­ri­at und über­nimmt im We­sent­li­chen die Dos­siers von Es­ther Grab­herr, die die­ses Früh­jahr pen­sio­niert wurde. Über­haupt ste­hen die­ses Jahr ei­ni­ge Wech­sel an. Das Se­kre­ta­ri­at be­fin­det sich im Um­bruch – nicht nur per­so­nell, son­dern auch di­gi­tal. Es­ther Grab­herr hat den Rei­gen nur er­öff­net.

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Es­ther Grab­herr

Im Som­mer wird Ursi Ohn­sorg pen­sio­niert. Das ist fast nicht zu glau­ben, doch bald ist es so weit. Ihre Stel­le als Di­rek­ti­ons­as­sis­ten­tin über­nimmt Frän­zi Betschart, die ge­gen­wär­tig als As­sis­ten­tin der Ver­wal­tungs­lei­tung auch am Schal­ter tätig ist. Frän­zi Betschart ih­rer­seits wird in die­ser Funk­ti­on er­setzt durch Doris Hür­li­mann und Frän­zi Sig­rist. Noch sind das an der Kanti nur Namen. Doch schon bald wer­den sie das Ge­sicht der Schu­le mit­prä­gen.

Es klingelt zur Zehn-Uhr-Pause: Einzelne Schülergruppen melden sich am Schalter. Eine Schülerin aus der vierten Klasse möchte einen Reserveschlüssel für ihr Kästchen, doch das geht nicht. Sie hat das Kästchen mit jemandem getauscht. Fränzi passt die Registriernummer an, der Schlüssel geht raus, ein Problem ist gelöst. Eins von – niemand weiss wie vielen.

In die­ser Woche packt Ursi Hau­ser vor allem Ma­tura­prü­fun­gen ein für die Ma­tu­ran­din­nen und Ma­tu­ran­den. Das ist eine von nicht mehr allzu vie­len Hand­ar­bei­ten im Se­kre­ta­ri­at. Ei­gent­lich ist man hier per­ma­nent am Bild­schirm. Jetzt, An­fang Mai, steht die Ma­tu­ra un­mit­tel­bar bevor. Es gilt, noch letz­te Vor­be­rei­tun­gen zu tref­fen. Auf Ursi Hau­sers Tisch liegt eine Über­sicht über den Pro­zess Ma­tura­prü­fun­gen. Es ist ein drei­sei­ti­ges Do­ku­ment mit ins­ge­samt 64 Ar­beits­schrit­ten. Ein­zel­ne davon, zum Bei­spiel die Um­tei­lung der Klas­sen aus den Prü­fungs­räu­men in an­de­re Zim­mer oder die Er­stel­lung das Auf­sichts­plans, dau­ern zwei Tage oder län­ger. Die­ser Pro­zess ist wie­der­um ein­ge­bet­tet in einen Jah­res­plan, den Ursi Hau­ser dank den vie­len Jah­ren an der Kanti weit­ge­hend im Kopf hat. Schliess­lich gibt es das Daily Busi­ness und immer wie­der Ar­bei­ten, die sich nur be­dingt pla­nen las­sen.

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Ursi Hau­ser

Im Se­kre­ta­ri­at lau­fen die Fäden des Schul­be­triebs zu­sam­men. Die Auf­ga­ben der vier As­sis­ten­tin­nen sind viel­fäl­tig und um­fang­reich: Kom­mu­ni­ka­ti­on am Schal­ter, am Te­le­fon und via Mail. Ter­min­pla­nung für die Rek­to­ra­te. Kor­re­spon­denz mit Schü­le­rin­nen und Schü­lern, Lehr­per­so­nen und El­tern usw. Da­ten­pfle­ge auf dem Schul­netz: Adress­än­de­run­gen, Ein­trit­te, Aus­trit­te, Zeug­nis­se. No­ten­bo­gen, wel­che nie pünkt­lich ab­ge­ge­ben wer­den. Dis­pen­sen er­fas­sen: für Be­such von J+S-​Kursen, Trai­nings­wo­chen für Spit­zen­sport­ler/innen, Stu­di­en­wo­che an der ETH usw. Ma­tu­ra­ar­bei­ten: Noten und Kor­re­fe­ren­ten er­fas­sen, Titel kor­ri­gie­ren. Er­gän­zungs­fä­cher: bei den Lehr­per­so­nen die Aus­schrei­bun­gen ein­for­dern, die Bro­schü­re er­stel­len. Stu­di­en­wahl­work­shops: Daten mit dem Be­rufs­in­for­ma­ti­ons­zen­trum ko­or­di­nie­ren, Klas­sen in­for­mie­ren. – Die Liste ginge noch sehr lange wei­ter.

Wie ver­än­dert die Di­gi­ta­li­sie­rung die Ar­beit im Se­kre­ta­ri­at? «Wir sind ge­ne­rell schnel­ler und ef­fi­zi­en­ter ge­wor­den», sagt Ursi Hau­ser. Zum Bei­spiel wur­den vor zwei Jahr­zehn­ten die Noten von Hand ins Zeug­nis ge­schrie­ben: die eine dik­tier­te, die an­de­re schrieb mit Füll­fe­der­hal­ter schön ge­schwun­ge­ne Zah­len aufs Pa­pier. Jetzt muss ein Knopf­druck rei­chen. Al­ler­dings wird die Zeit rasch mit Neuem ge­füllt. Die An­sprü­che wach­sen. Die er­wähn­te Zim­mer­um­tei­lung für die Ma­tura­prü­fun­gen zum Bei­spiel ist heute auf dem Schul­netz für alle ein­seh­bar. Das er­leich­tert den be­trof­fe­nen Lehr­per­so­nen und Klas­sen zwar die Pla­nung. Trans­pa­renz und di­gi­ta­le Be­wirt­schaf­tung be­deu­ten aber einen Mehr­auf­wand für das Se­kre­ta­ri­at.

Und wie sieht man im Se­kre­ta­ri­at ei­gent­lich – ähem – uns Leh­re­rin­nen und Leh­rer? Ursi Hau­ser lacht: «Kann ich die­sen Text sehen, bevor er raus­geht?» Na­tür­lich kann sie. Trotz­dem möch­te sie sich nicht ne­ga­tiv über un­se­re Zunft äus­sern. «Es sind etwa 190 Leh­re­rin­nen und Leh­rer», weicht sie aus, «die sind alle sehr un­ter­schied­lich.» So so. Die Bü­ro­pflan­ze grünt. Die Sonne scheint. Das Bild hängt ge­dul­dig an der Wand. Frän­zi Betschart guckt her­über und lacht. Schliess­lich ei­ni­gen sich die bei­den: Müh­sam sind Lehr­per­so­nen, wel­che die Ter­mi­ne nicht ein­hal­ten.

Oh weh. Der Ver­fas­ser die­ser Zei­len zuckt in­ner­lich zu­sam­men und wech­selt schnell das Thema: Wie er­lebt man hier die Schü­le­rin­nen und Schü­ler? «Am Schal­ter sind sie sehr, sehr nett», sagt Ursi Hau­ser mit Be­stimmt­heit, und sie fügt an: «Wenn man sel­ber nett ist mit ihnen.» Der Kon­takt mit ihnen, über­haupt mit Leu­ten ge­fällt ihr. Es hat viel Pu­bli­kums­ver­kehr hier, es lebt und pul­siert.

Beat Wyss, unser Hauswart, kommt rein. Ohne ein paar Witze über den anwesenden Lehrer geht es natürlich nicht. Aber was macht er selbst eigentlich da? Spazieren? «Post holen.» Gelber Zettel: Ein Abwesenheitsbericht ist abgegeben worden. Brief von der Landi: eine Rechnung für den Treibstoff im April. «Bus, Traktor. Brum-Brum», erklärt er. Und die ganze Fanpost? Die Liebesbriefe? «Die fange ich ab», sagt Fränzi.

Jetzt schliesst sie den Schal­ter, dem­nächst ist Mit­tags­pau­se. Wie schafft sie das, stän­dig in der Ar­beit un­ter­bro­chen zu wer­den? Frän­zi hat keine Pro­ble­me damit. Sie emp­fin­det es gar nicht als Stö­rung. «Das ist ja auch Teil mei­ner Ar­beit», sagt sie. Na­tür­lich gibt es Mo­men­te, in denen es stres­sig wird, und wenn dann noch ein Leh­rer einen Pa­pier­stau ver­ur­sacht und weg­rennt –. Frän­zi hebt die Hände, doch sie lä­chelt. So schnell lässt sie sich nicht aus der Ruhe brin­gen.

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Frän­zi Betschart

Ge­gen­wär­tig ist sie daran, ihre Nach­fol­ge zu re­geln. Sie stellt An­lei­tun­gen zu­sam­men für die bei­den Neuen, die An­fang Juni hin­ter dem Schal­ter ste­hen wer­den. Es wird wohl eine Weile dau­ern, bis sie sich ein­ge­ar­bei­tet haben

Einer, der immer wieder da ist im Sekretariat, ist der Verwaltungsleiter André Kottmeyer. Bald sieht man ihn am Pult von Ursi Ohnsorg stehen, bald quert er den Raum mit Priska Stöckli, der Personalfachfrau. Er führt da und dort kurze Gespräche und geht weiter. Seine unaufgeregte, ruhige Art trägt viel zur Atmosphäre bei: Es ist ein angenehmer, arbeitsamer Alltag, und alles ist im Fluss.

Die Di­gi­ta­li­sie­rung der Ver­wal­tung fin­det nicht nur im Se­kre­ta­ri­at statt. Die Ver­wal­tung und Ad­mi­nis­tra­ti­on der Schu­le um­fas­sen wei­te­re Dos­siers: teils Stab­stel­len, teils Be­auf­trag­te. Die Leh­rer Ste­phan Wig­ger, René Kaes­lin und Vik­tor Ditt­li er­le­di­gen im Auf­trag der Schul­lei­tung di­ver­se Spe­zi­al­auf­ga­ben im di­gi­ta­len oder or­ga­ni­sa­to­ri­schen Be­reich: Un­ter­halt des Schul­net­zes, (Mit-) Or­ga­ni­sa­ti­on von Prak­ti­ka, Prü­fun­gen, Schul­ent­wick­lung und Wei­ter­bil­dun­gen, Or­ga­ni­sa­ti­on der Stu­di­en­wo­che und vie­les mehr. Kon­rad Rölz küm­mert sich vor allem um die Web­sei­te der Kanti, Pris­ka Stöck­li ums Per­so­nal. Da­ne­ben gibt es die Ar­beits­grup­pe ICT unter der Lei­tung von Beni Kel­ler, dem­nächst von Hans­jörg Grü­nig. Sie be­schäf­tigt sich we­ni­ger mit der Di­gi­ta­li­sie­rung in der Ver­wal­tung als viel­mehr in der Bil­dung. Ihr gros­ses Thema ist der­zeit Bring Your Own De­vice - BYOD und der Ein­satz der Lern­platt­form Mood­le. Im letz­ten Fal­ter haben wir dar­über be­rich­tet. Schliess­lich gibt es wei­ter­hin die tech­ni­sche Informatik-​Abteilung. Im Rah­men des Spar­pro­gramms wurde sie ver­klei­nert, doch bei der Um­stel­lung von der bis­he­ri­gen di­gi­ta­len In­fra­struk­tur auf BYOD wird sie ganz be­son­ders ge­for­dert sein.

Sie alle tra­gen und ge­stal­ten die di­gi­ta­le Trans­for­ma­ti­on an der Kanti Zug. Heute aber flat­tert der Fal­ter nur durchs Se­kre­ta­ri­at. Jetzt wird es Mit­tag. Zeit, den Be­such ab­zu­schlies­sen, und Zeit für Schluss­wor­te. Mit den drei As­sis­ten­tin­nen, die jetzt pen­sio­niert wer­den bzw. ihr Tä­tig­keits­ge­biet wech­seln, geht näm­lich nicht nur viel Know­how ver­lo­ren, son­dern die Kanti Zug ver­än­dert ihr Ge­sicht. Sie alle haben in den lan­gen Jah­ren ihrer Tä­tig­keit sehr viel Wis­sen auf­ge­baut und ken­nen den Schul­be­trieb von innen her­aus. Sie ad­mi­nis­trie­ren nicht nur, sie prä­gen un­se­re freund­li­che, of­fe­ne und pro­fes­sio­nel­le Schul­kul­tur. Jetzt steht ein gros­ser Wech­sel bevor. Es ist die alte Ge­schich­te mit dem la­chen­den und dem wei­nen­den Auge. Wir freu­en uns na­tür­lich auf und über die Neuen. Linda Lucas, Doris Hür­li­mann und Frän­zi Sig­rist: Wir heis­sen euch herz­lich will­kom­men!

Jetzt aber sol­len noch ein­mal die Bis­he­ri­gen auf den Schild ge­ho­ben wer­den: die Ge­hen­den, Wech­seln­den und Blei­ben­den. Sie leis­ten seit Jah­ren im Wort­sinn im Hin­ter­grund, hin­ter dem Schal­ter näm­lich, her­vor­ra­gen­de Ar­beit für die Schu­le. Herz­li­chen Dank, Frän­zi Betschart, Ursi Hau­ser, Es­ther Grab­herr, Ursi Ohn­sorg!

Der Wech­sel im Über­blick

Es­ther Grab­herr

Seit Mai 2019: pen­sio­niert.
Bis­her: As­sis­ten­tin Gym­na­si­um Un­ter­stu­fe

 

Ursi Ohn­sorg

Ende Schul­jahr 2018/19: pen­sio­niert
Bis­her: Di­rek­ti­ons­as­sis­ten­tin

 

Frän­zi Betschart

Ab Juni: Di­rek­ti­ons­as­sis­ten­tin, As­sis­ten­tin WMS
Bis­her: As­sis­ten­tin WMS, As­sis­ten­tin Ver­wal­tungs­lei­tung

 

Ursi Hau­ser

As­sis­ten­tin Gym­na­si­um Ober­stu­fe

 

Linda Lucas

Seit Mai 2019: As­sis­ten­tin Gym­na­si­um Un­ter­stu­fe und Mit­tel­stu­fe

 

Doris Hür­li­mann

Ab Juni 2019: As­sis­ten­tin Schal­ter Kanz­lei und As­sis­ten­tin Ver­wal­tungs­lei­tung, im Job­sha­ring mit

 

Frän­zi Sig­rist

Ab Juni 2019: As­sis­ten­tin Schal­ter Kanz­lei und As­sis­ten­tin Ver­wal­tungs­lei­tung, im Job­sha­ring


Sekretariat KSZ

 

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