«Das Projekt ePost Zug ist ein Impulsprojekt der ersten Stunde, es wurde direkt nach der Einsetzung des Impulsprogramms Digital Zug im Frühling 2020 als förderungswürdiges Projekt anerkannt» so Reto Joller, Leiter Digital Zug. Denn ein direktionsübergreifender, elektronischer Postempfang bildet eine wichtige Voraussetzung für weitere Digitalisierungsvorhaben und die Umsetzung erfordert eine übergreifende Koordination zwischen verschiedenen Verwaltungseinheiten.

Postempfang heute

Der zentrale Postempfang der kantonalen Verwaltung Zug wird durch das Dienstleistungszentrum (DLZ) des Hochbauamts sichergestellt. Dabei holen Mitarbeitende des DLZ zunächst die Post im Postzentrum Baar ab. Die Sendungen werden dann im Verwaltungsgebäude 1 sortiert und anschliessend mehrmals täglich an die entsprechenden Empfänger in den jeweiligen Amtsstellen ausgefahren. «Im Jahr 2021 bearbeitete das DLZ so mehr als 420'000 eingehende Sendungen. Durch die physische Auslieferung ist die orts- und zeitunabhängige Bearbeitung von Bürgeranliegen und die Zusammenarbeit interner Stellen jedoch limitiert» erläutert Daniel Muff, Leiter Dienste im Hochbauamt.

ePost Zug – Postempfang einfach und überall

Im zukünftigen Prozess wird die eingehende Post, sofern rechtlich zulässig, durch interne Mitarbeitende des DLZ geöffnet und eingescannt. Während das physische Original direkt nach dem Scanvorgang in einem DLZ Zwischenlager archiviert wird, erhält die Empfängerin bzw. der Empfänger die gescannten Inhalte in einem elektronischen Postkorb. Die zwischengelagerten Originale können bei Bedarf innerhalb einer Frist von 90 Tagen nachträglich physisch angefordert werden. «Die sichere und vertrauliche Verarbeitung der Post ist während des gesamten Scan-Vorgangs und der anschliessenden Weiterleitung sichergestellt» sagt Roger Wespi von der Firma Inacta AG, welcher das Projekt als externer Berater zur Qualitätssicherung unterstützt.

Mit der Umstellung auf die elektronische Zustellung erfolgt im Projekt «ePost Zug» damit ein wichtiger Schritt, um behördliche Geschäftsprozesse weiter zu vereinfachen sowie die medienbruchfreie, elektronische Weiterverarbeitung in vielen Ämtern anstossen zu können. Dies ist ein weiterer Baustein auf dem Weg der digitalen Transformation mit dem Ziel, die behördlichen Leistungen für Bevölkerung, Wirtschaft und Mitarbeitende weiterzuentwickeln und an veränderte technische Bedingungen sowie gesellschaftliche Erwartungen anzupassen.

Ein direktionsübergreifendes Projektteam

Das Projektteam «ePost Zug» setzt sich zusammen aus Christoph Gehrig als Teamleiter des DLZ und Daniel Muff, Leiter des Fachbereichs Dienste im Hochbauamt. Mit der Projektleitung ist Nadine Tschichold von der Firma Elca Informatik AG betraut. Ihre Stellvertretung wird von Sascha Büchler (Elca Informatik AG) wahrgenommen, der auch Fachexperte im Bereich der elektronischen Postverarbeitung ist. Weitere Mitglieder des Projektteams sind Patrick Trütsch (Verwaltungsgericht), Pascal Egger (Amt für Informatik und Organisation), Martin Flury (Baudirktion), Stephanie Hammon (Digital Zug) sowie einer Vertreterin oder einem Vertreter der Staatskanzlei.

Mitarbeitende gestalten mit

Die Mitarbeitenden des DLZ sind aktiv in die Entwicklung des neuen Prozesses eingebunden. Ihre Erfahrung hilft, viele Planungsaspekte konkret auf die lokalen Gegebenheiten anzupassen. So wurde beispielsweise deutlich, dass freie Ablageflächen im Design der zukünftigen Arbeitsplätze zur optimalen Arbeitsorganisation bedeutsam sind. Wenn die elektronische Postverteilung etabliert ist, werden die Mitarbeitenden zwar auch noch weiterhin physische Posttouren ausfahren, aber nicht mehr so häufig wie heute. Für die wegfallenden Touren übernehmen die Mitarbeitenden neue Aufgaben beim Dokumenten-Scan und werden als Superuser die elektronische Postkorb-Lösung betreuen. Esther Karrer und Conny Henggeler vom DLZ übernehmen zukünftig zusätzlich neu eine Rolle als Superuser des neuen Systems. Conny Henggeler, ist positiv gestimmt: «Der digitalen Wandel geschieht, da gestalte ich gerne aktiv mit. Meine Aufgaben verändern sich zwar, aber der Auftrag bleibt der Gleiche: eine qualitativ hohe Postzustellung zu gewährleisten». Bei der Einführung von Anfang an dabei zu sein, trägt sehr zum Aufbau des neuen Wissens bei.

Lösung aus einer Hand

Im Winter 2021/22 erfolgte die Wahl des Umsetzungspartners mittels einer öffentlichen Ausschreibung. Den Zuschlag für die Lieferung einer Gesamtlösung erhielt im April 2022 die Firma TCG Informatik AG aus Baar. «Die Firma TCG überzeugte besonders durch ihre umfangreiche Erfahrung im Bereich der automatisierten Dokumentenprozessierung», sagt Nadine Tschichold von der Firma Elca Informatik AG, welche als externe Projektleiterin für das Projekt arbeitet. Das erhaltene Angebot besteht aus der notwendigen Infrastruktur für die gesamte Scanning-Strecke (Brieföffnung und Scanning der Sendungen) sowie der Standardsoftware «DocProStar». Die Software ist bereits weltweit erfolgreich im Einsatz, unter anderem auch in öffentlichen Verwaltungen wie z. B. den Kantonen Luzern sowie Appenzell Innerrhoden oder Liechtenstein.

In Etappen zum Ziel

Der Projektzeitplan sieht vor, dass bis Anfang 2023 die notwendige technische Infrastruktur im DLZ aufgebaut und die internen Vorgänge aufgegleist sind. Anschliessend wird der neue Prozess mit Pilotämtern erprobt. Als Pilotämter sind das Hochbauamt, das Handelsregister- und Konkursamt und das Amt für Wald und Wild an Bord. «Wir freuen uns, dass auch wir als eher kleines Amt so einen wichtigen Beitrag zur digitalen Transformation der Verwaltung beitragen können», so Martin Ziegler, Amtsleiter Wald und Wild. Mit Hilfe der Pilotämter werden unter anderem individuelle, amtsspezifische Gegebenheiten identifiziert, welche später bei der Anbindung weiterer Ämter – zum Beispiel in den jeweiligen Systemeinstellungen – berücksichtigt werden müssen. Weiter wird ein Einführungs- und Schulungskonzept ausgearbeitet, um zukünftigen Nutzenden des e-Postkorbs einen einfachen und reibungslosen Einstieg in die neue Anwendung zu ermöglichen.

Nach erfolgreichem Abschluss der Einführungsphase in den Pilotämtern werden in den Jahren 2023 und 2024 nach und nach alle weiteren Organisationseinheiten an den neuen elektronischen Posteingang eingebunden. Alle Amtsstellen wurden erstmals im Dezember 2021 über die sich anbahnenden Änderungen informiert. Das Projekt-Kernteam informiert jeweils beim Erreichen wichtiger Meilensteine über den Fortschritt des Projekts per Rundmail an die Amtsleitenden und die Generalsekretariate. Die nächste Information erfolgt voraussichtlich im vierten Quartal 2022. Ab diesem Zeitpunkt werden dann auch Informationsveranstaltungen angeboten, in denen der elektronische Posteingang im Detail dargestellt ist.

Welche Konsequenz hat das Projekt «ePost Zug» für Sie, respektive die unterschiedlichen Amtstellen der Zuger Verwaltung?

Im Jahr 2022 wird sich bei Ihnen am Postempfang noch nichts verändern und die Post wird wie bisher physisch zugestellt. Sie können die Zeit bis zur Umstellung jedoch bereits gerne nutzen und überlegen:

• Welche Dokumente werden per Post angeliefert? Welche Dokumententypen gibt es? Wie können genügend Dokumente bereitgestellt werden, damit sie bei der Einführung für das Antrainieren des Systems eingesetzt werden können?
• Wie könnte die gescannte Post in Ihrer Organisationseinheit nach dem Empfang weiterbearbeitet werden? Welche Prozesse werden bereits mit Fachanwendungen unterstützt? Inwieweit ist es sinnvoll, die eingehende elektronische Post digital an diese Fachanwendungen weiterzuleiten?
• Wo könnten Dokumente sinnvoll einem Team-Postkorb zugestellt werden statt einer Einzelperson? Denn nur ein guter Prozess in der Weiterverarbeitung der elektronischen Post gewährleistet, dass die Vorteile dieser Optimierung voll ausgeschöpft werden.

Haben Sie Fragen zum Projekt «ePost Zug»?

Dann zögern Sie bitte nicht, auf die Projektleitung via epostzug@zg.ch zuzugehen.

Haben Sie Fragen zum Impulsprogramm Digital Zug?

Melden Sie sich gerne beim Team Digital Zug via E-Mail über digital@zg.ch.

Wollen Sie als Verwaltungsmitarbeitende mit uns gemeinsam den zukünftigen Posteingang der kantonalen Verwaltung in Zug gestalten? Wir freuen uns über Ihre Mithilfe!

Wir freuen uns über Interessierte, die wir beispielsweise bei Anwendertests zu ihrer Meinung befragen dürfen, oder die uns helfen, unterschiedliche Prozesse in verschiedenen Amtsstellen besser zu verstehen. Dann melden Sie sich bitte ebenfalls bei der Projektleitung unter epostzug@zg.ch.