Die katholischen Kirchgemeinden des Kantons Zug haben die Betreuung ihrer Gemeinde- und Pfarrarchive auf eine völlig neue Grundlage gestellt. Während die katholische Kirchgemeinde der Stadt Zug anlässlich der Wiederbesetzung ihrer bereits bestehenden Archivarenstelle deren Pensum auf 40 Prozent erhöhte, haben sich die neun anderen Kirchgemeinden zu einer gemeinsamen Lösung entschlossen, indem sie zusammen eine 50 Prozent-Stelle finanzieren. Als Arbeitgeberin tritt die Vereinigung der Katholischen Kirchgemeinden des Kantons Zug (VKKZ) auf. Sie hat mit dem Staatsarchiv gestützt auf das Archivgesetz einen Zusammenarbeitsvertrag betreffend die Archivbetreuung der katholischen Kirchgemeinden abgeschlossen. Die Archivarenstelle wurde mit lic. phil. Marcel Schwendener besetzt, der in den letzten Jahren unter anderem die historischen Archive der Kirchgemeinde und der Pfarreien Cham-Hünenberg geordnet und verzeichnet hatte. Arbeitsbeginn war der 1. Februar 2006.
Der Arbeitsschwerpunkt der Stelle liegt auf der Betreuung des modernen Gegenwartsarchivs und hier insbesondere auf der Überlieferungsbildung. Stichworte sind: die Beratung der Gemeinden in Fragen der Unterlagenverwaltung (geschäftsorientierte Arbeitsweise, Ablageorganisation, Registraturplan, Geschäftsverzeichnis), die Bewertung der Archivwürdigkeit von sämtlichen produzierten Unterlagen (was muss archiviert und was darf vernichtet werden), die Übernahme von modernen Unterlagen ins Archiv und deren Erschliessung durch Verzeichnisse. Dazu kommen die Verantwortung für die sichere und sachgemässe Aufbewahrung des Archivguts (Stichwort Archivraum) und die hauptsächlich konservatorische Betreuung der alten, historischen Archivbestände. Nicht zum Kernauftrag gehört die umfassende Neuordnung und Verzeichnung der Altbestände. Will eine Gemeinde diese Aufgabe angehen – einige haben sie bereits erledigt – muss dies als separates Projekt definiert und unabhängig von der Betreuung des laufenden Archivs finanziert und vergeben werden. Der Kanton subventioniert solche Projekte weiterhin mit 25 Prozent der Kosten.
Gemäss Zusammenarbeitsvertrag mit der VKKZ übernimmt das Staatsarchiv die fachliche und methodische Führung des Stelleninhabers und berät die Gemeinden in archivischen Bau-, Ausstattungs- und Organisationsfragen sowie beim Einsatz von technischen Hilfsmitteln (Informationstechnologie). Als Kompetenzzentrum für das kantonale und gemeindliche Archivwesen erbringt es diese Führungs- und Beratungsleistung unentgeltlich. Der Arbeitsplatz samt Infrastruktur hingegen, der dem Stelleninhaber in den Räumen des Staatsarchivs zur Verfügung steht, muss abgegolten werden.
Die Initiative der VKKZ bzw. der katholischen Kirchgemeinden bedeutet innerhalb der zugerischen Archivlandschaft einen grossen und bahnbrechenden Fortschritt. Das Zusammenarbeitsmodell schafft eine zwar kleine, aber für die einzelne Gemeinde finanziell verkraftbare und dennoch operativ sinnvolle Struktur, welche den Wissens- und Methodentransfer zwischen Staatsarchiv und kommunaler Ebene und vor allem dessen konkrete Umsetzung im Verwaltungsalltag überhaupt erst ermöglicht.