Die aktenproduzierenden Stellen (Verwaltungsstellen und private Leistungserbringer) sind dazu verpflichtet, ihre Unterlagen bis zum Entscheid über deren Archivwürdigkeit aufzubewahren. Die Anbietepflicht umfasst alle Arten von Unterlagen (analog, digital, Text, Bild, Ton) sowie Sach- und Personendaten. Ohne Zustimmung des Staatsarchivs dürfen keine Unterlagen vernichtet werden.

Die aktenproduzierenden Stellen bieten ihre Unterlagen dem Staatsarchiv in periodischen Abständen an. In der Regel betrifft dies Unterlagen, die rund 10 Jahre alt oder älter sind. Übernommen und dauernd aufbewahrt werden jedoch nur archivwürdige Unterlagen. Damit sind jene Unterlagen gemeint, die rechtlich, administrativ, politisch, wirtschaftlich, historisch, sozial oder kulturell wertvoll sind. Diese Bewertung führt das Staatsarchiv in Zusammenarbeit mit dem anbietenden Aktenproduzenten durch. Dabei wird schriftlich festgehalten, welche Unterlagen dem Staatsarchiv übergeben werden und welche Unterlagen vernichtet werden können bzw. müssen. Die Überlieferung der Unterlagen dient sowohl den Aktenproduzenten als auch der Öffentlichkeit und der Forschung, indem:

• Aktenproduzenten von nur noch selten benötigten Unterlagen entlastet werden
• staatliches Handeln nachvollziehbar bleibt
• authentische Quellen zur regionalen Geschichte überliefert werden

Für alle aktenabliefernden Stellen der kantonalen Verwaltung und für private Dritte mit Leistungsvereinbarung ist eine Ansprechperson im Staatsarchiv zuständig. Wir bitten Sie, vor einer Ablieferung frühzeitig mit uns Kontakt aufzunehmen.

Ablieferung analoger Unterlagen
Für die Vorbereitung und Abwicklung einer Ablieferung von Papier-Unterlagen stehen Ihnen folgende Merkblätter und Formulare zur Verfügung:

• Übergabe analoger Unterlagen ans Staatsarchiv
• Vorlage Ablieferungsverzeichnis für analoge Unterlagen
• Checkliste zur Aufbewahrung und Archivierung von Unterlagen mit Personendaten

Ablieferung digitaler Unterlagen
Das digitale Langzeitarchiv des Staatsarchivs ist noch im Aufbau begriffen. Erste Pilotprojekte sind jedoch bereits im Gang. Bei Fragen im Zusammenhang mit Ablieferungen aus Fachanwendungen oder GEVER wenden Sie sich bitte an die für Sie zuständige Ansprechperson im Staatsarchiv.