Eine systematische Aktenführung ist Voraussetzung für
- die Übersicht über laufende und abgeschlossene Geschäfte
- die Nachvollziehbarkeit und Transparenz des staatlichen Handelns (intern und gegenüber der Öffentlichkeit)
- die optimale Nutzung der vorhandenen Informationen
- die effiziente, sachgerechte Archivierung der Unterlagen im Staatsarchiv

Die Aktenführung ist in der Verordnung Aktenführung vom 20. März 2012 geregelt. Sie gilt sowohl für die Verwaltungsstellen als auch für die privaten Dritten mit Leistungsauftrag.

Elektronische Aktenführung
Die Verordnung Aktenführung lässt die physische oder die elektronische Aktenführung zu.
Wenn Sie eine neue Fachanwendung einführen bzw. von der physischen auf die elektronische Aktenführung umstellen, bitten wir Sie, das Staatsarchiv von Anfang an beizuziehen. Das Staatsarchiv unterstützt Sie dabei, die Erfordernisse der Verordnung Aktenführung zu erfüllen (z.B. Exportschnittstelle).

Für dokumentengestützte Geschäfte, für die keine spezifischen Fachapplikationen eingesetzt werden, wird in der kantonalen Verwaltung Zug die Fachanwendung OneGov GEVER verwendet.

Beratung
Das Staatsarchiv berät die Verwaltungsstellen und die privaten Dritten bei der Aktenführung. Es bietet auch Schulungen zu Records Management an. Zu allgemeinen Fragen und insbesondere zu GEVER finden Sie Leitfäden und Vorlagen auf der GEVER-Webseite.