Worum geht es?
Die kan­to­na­le Ver­ord­nung über die Ak­ten­füh­rung vom 20. März 2012 (BGS 152.42) räumt in § 5 Abs. 4 aus­drück­lich die Mög­lich­keit ein, die Akten rein elek­tro­nisch zu füh­ren. Um eine rechts­si­che­re Ak­ten­füh­rung si­cher zu stel­len, sind bei der elek­tro­ni­schen Ak­ten­füh­rung ei­ni­ge Aspek­te zu be­ach­ten.

Der Be­griff 'rechts­si­cher'
Unter 'rechts­si­cher' wird hier die recht­lich an­er­kann­te und mass­geb­li­che, beweis-​ und re­vi­si­ons­si­che­re Form ver­stan­den.

Die Grund­la­gen der rechts­si­che­ren elek­tro­ni­schen Ak­ten­füh­rung
Die rechts­si­che­re elek­tro­ni­sche Ak­ten­füh­rung wird ei­ner­seits er­mög­licht durch die Ver­ord­nung über die Ak­ten­füh­rung vom 20. März 2012 (recht­li­che Grund­la­ge) und an­de­rer­seits durch die Er­fül­lung der DIN-​ISO-Norm 15489 (u.a. Er­for­der­nis der Au­then­ti­zi­tät) mit­tels das GEVER-​System.

Das elek­tro­ni­sche Dos­sier wird zum mass­geb­li­chen Dos­sier
Ent­schei­det sich ein Man­dant zur aus­schliess­li­chen oder teil­wei­sen elek­tro­ni­schen Ak­ten­füh­rung, so ist zu­nächst fest­zu­le­gen, ob die elek­tro­ni­sche Ak­ten­füh­rung grund­sätz­lich un­ein­ge­schränkt für alle vom "GEVER-​Baum" (= Ord­nungs­sys­tem, Re­gis­tra­tur­plan) ab­ge­deck­ten Be­rei­che gilt oder ob ge­wis­se Ord­nungs­po­si­tio­nen hier­von aus­ge­nom­men wer­den sol­len (bspw. Be­schwer­den, Fal­l­ak­ten).
Für die als "elek­tro­ni­sche Dos­sier­füh­rung" de­fi­nier­ten Be­rei­che gilt das elek­tro­ni­sche Dos­sier als die mass­geb­li­che Akte, d.h. das elek­tro­ni­sche Dos­sier ist voll­stän­dig nach­zu­füh­ren.

Elek­tro­ni­sches Dos­sier vs. Pa­pier­d­os­sier
§ 5 Abs. 4 und § 7 Abs. 1 ver­pflich­ten nicht dazu, Akten so­wohl in phy­si­scher als auch in elek­tro­ni­scher Form zu füh­ren. Diese Be­stim­mun­gen legen le­dig­lich fest, dass die Grund­sät­ze der Ak­ten­füh­rung für beide Arten der Ak­ten­füh­rung in glei­cher Weise gel­ten. Es ist je­doch mög­lich, dass sich ein Man­dant aus trif­ti­gen Grün­den ent­schei­det, für eine ge­wis­se Dos­sier­ka­te­go­rie die Dos­siers 1:1 iden­tisch pa­pier­ge­bun­den und elek­tro­nisch zu füh­ren. Hier ist auf ab­so­lu­te Kon­gru­enz zu ach­ten: In­halt­li­che Ab­wei­chun­gen füh­ren zu Rechts­un­si­cher­heit.
Aus Grün­den der Nach­voll­zieh­bar­keit, der Wie­der­auf­find­bar­keit, der Da­ten­be­wirt­schaf­tung und der Ge­schäfts­kon­ti­nui­tät ist eine Ver­men­gung von phy­si­schen und elek­tro­ni­schen Dos­siers in­ner­halb der glei­chen Re­gis­tra­tur­po­si­ti­on nicht zu­läs­sig.

Die rechts­si­che­re elek­tro­ni­sche Un­ter­schrift
In der kan­to­na­len Ver­wal­tung Zug be­steht der­zeit noch keine Mög­lich­keit (bspw. mit­tels SuisseID), eine elek­tro­ni­sche Un­ter­schrift zu leis­ten, wel­che als rechts­si­cher gilt. Dies stellt indes kei­nen Hin­de­rungs­grund dafür dar, das elek­tro­ni­sche Dos­sier zum mass­geb­li­chen Dos­sier zu er­klä­ren. Un­ter­la­gen, wel­che eine Ori­gi­nal­un­ter­schrift (und / oder an­de­re Au­then­ti­fi­zie­run­gen mit un­ter­schrifts­ähn­li­chem Cha­rak­ter, wie etwa Sie­gel) ent­hal­ten, sind ju­ris­tisch re­le­van­te Un­ter­la­gen. Diese wer­den vor­erst wei­ter­hin in ein Pa­pier­d­os­sier ab­ge­legt.

Die Voll­stän­dig­keit des elek­tro­ni­schen Dos­siers
Um die Voll­stän­dig­keit des elek­tro­ni­schen Dos­siers zu ge­währ­leis­ten, wer­den jene Do­ku­men­te zu­sätz­lich als pdf-​Scans im elek­tro­ni­schen Dos­sier ab­ge­legt, deren Ori­gi­nal­vor­la­gen (z.B. Ver­trag mit Ori­gi­nal­un­ter­schrif­ten) sich im Pa­pier­d­os­sier be­fin­den.

Über­for­ma­te und Rea­li­en
Es gibt ge­wis­se Über­for­ma­te (z.B. gros­se Bau­plä­ne), bei denen es tech­nisch zu auf­wän­dig wäre, diese ein­zu­scan­nen. Hier ge­nügt es, wenn für ein sol­ches Über­for­mat im elek­tro­ni­schen Dos­sier ein so­ge­nann­ter Platz­hal­ter (mit ein­deu­ti­ger Iden­ti­fi­ka­ti­on des Do­ku­men­tes) ge­setzt wird. Das Ori­gi­nal wird im Pa­pier­d­os­sier ab­ge­legt.
Bis­wei­len kön­nen auch Rea­li­en (z.B. ein Stoff­mus­ter, eine Vi­deo­kas­set­te) Be­stand­teil von Akten sein. Sol­che Rea­li­en sind durch Platz­hal­ter im elek­tro­ni­schen Dos­sier (inkl. ein­deu­ti­ger In­for­ma­ti­on über den phy­si­schen Ab­la­ge­ort) nach­zu­wei­sen. Ge­schäfts­re­le­van­te Daten von elek­tro­ni­schen Da­ten­trä­gern sind ins mass­geb­li­che elek­tro­ni­sche Dos­sier ein­zu­le­sen.

Sehr um­fang­rei­che Un­ter­la­gen
Auch sehr um­fang­rei­che Un­ter­la­gen (z.B. ein Buch) kön­nen Be­stand­teil eines Dos­siers sein. Vor einer di­gi­ta­len Er­fas­sung (Scan­ning) ist immer zu prü­fen, ob es sich wirk­lich um ge­schäfts­re­le­van­te Un­ter­la­gen han­delt. Wird dies gänz­lich oder teil­wei­se be­jaht, so be­stehen drei Mög­lich­kei­ten, die si­tua­tiv an­ge­wen­det wer­den kön­nen:

• Set­zen eines Platz­hal­ters im elek­tro­ni­schen Dos­sier (und Ab­la­ge des Ori­gi­nals im pa­pier­ge­bun­den Dos­sier)
• Ein­scan­nen des ge­sam­ten Do­ku­men­tes
• Ein­scan­nen der ge­schäfts­re­le­van­ten Teile des Do­ku­men­tes (inkl. jenen Do­ku­men­ten­tei­len, wel­che das Do­ku­ment iden­ti­fi­zie­ren, z.B. Deck­blatt und bi­blio­gra­phi­sche An­ga­ben).

Die phy­si­sche Auf­be­wah­rung ju­ris­tisch re­le­van­ter Un­ter­la­gen
Ju­ris­tisch re­le­van­te Un­ter­la­gen sind so­wohl in Papier-​ als auch in elek­tro­ni­scher Form auf­zu­be­wah­ren. Die phy­si­sche Auf­be­wah­rung er­folgt ge­mäss den Ka­te­go­rien des be­stehen­den elek­tro­ni­schen GEVER-​Ordnungssystems und in der be­reits vor­han­de­nen In­fra­struk­tur.

Wel­che Un­ter­la­gen gel­ten als ju­ris­tisch re­le­vant?
Ju­ris­tisch re­le­van­te Un­ter­la­gen sind Ori­gi­na­le mit einer Ori­gi­nal­un­ter­schrift (also nicht mit einer nur auf­ge­druck­ten Un­ter­schrift).
Die nach­ste­hen­de Liste ist ge­ne­rell ge­hal­ten und nicht ab­schlies­send. Sie muss ver­wal­tungs­spe­zi­fisch an­ge­passt wer­den.

Ju­ris­tisch re­le­van­te Un­ter­la­gen (mit Ori­gi­nal­un­ter­schrift)
Alle Un­ter­la­gen mit Ori­gi­nal­un­ter­schrift, die recht­li­che Re­le­vanz ent­fal­ten, ins­be­son­de­re

• Be­glau­bi­gun­gen
• Of­fer­ten
• Pläne, Bau­plä­ne
• Pro­to­kol­le
• Ur­kun­den
• Ur­tei­le
• Ver­ein­ba­run­gen der Dienst­stel­le mit ex­ter­nen Stel­len
• Ver­fü­gun­gen
• Ver­trä­ge
• Wei­sun­gen
• (man­dan­ten­spe­zi­fi­sche Er­gän­zung)

 

Faust­re­gel: Im Zwei­fels­fall auch Pa­pier­ver­si­on auf­be­wah­ren!
Im Zwei­fels­fall (z.B. ge­druck­ter Plan A4 ohne Un­ter­schrift mit hand­schrift­li­chen Er­gän­zun­gen zur Bau­aus­füh­rung) muss das be­tref­fen­de Do­ku­ment auch in Pa­pier­form auf­be­wahrt wer­den.

Spe­zi­al­fall: An­ony­me Schrei­ben
An­ony­me Schrei­ben mit harm­lo­sem Cha­rak­ter kön­nen ver­nich­tet wer­den. An­ony­me Schrei­ben, in denen im­pli­zit oder ex­pli­zit Dro­hun­gen for­mu­liert wur­den, sowie un­ter­zeich­ne­te Droh­schrei­ben sind in eine Plas­tik­zei­ge­ta­sche zu ver­pa­cken und un­ver­züg­lich an die Zuger Po­li­zei wei­ter­zu­lei­ten.