Um­gang mit be­stehen­den pa­pier­ge­bun­de­nen Dos­siers

Worum geht es?
Die kan­to­na­le Ver­ord­nung über die Ak­ten­füh­rung vom 20. März 2012 (BGS 152.42) räumt in § 5 Abs. 4 aus­drück­lich die Mög­lich­keit ein, die Akten rein elek­tro­nisch zu füh­ren. Die bis­he­ri­ge Ak­ten­füh­rung war pa­pier­ge­bun­den, d.h. das mass­geb­li­che Dos­sier (Mas­ter­d­os­sier) wurde phy­sisch ge­führt. Es stellt sich die Frage, wie mit be­reits be­stehen­den, of­fe­nen pa­pier­ge­bun­de­nen Dos­siers um­zu­ge­hen ist.

Stich­tag fest­le­gen
Bei einer Um­stel­lung von der pa­pier­ge­bun­de­nen zur elek­tro­ni­schen Ak­ten­füh­rung ist es wich­tig, einen Stich­tag fest­zu­le­gen (z.B. 1.6.2012), an wel­chem der Sys­tem­wech­sel er­fol­gen soll. Ab die­sem Datum ist das mass­geb­li­che Dos­sier das elek­tro­ni­sche Dos­sier und nicht mehr das Pa­pier­d­os­sier.

eDos­sier = Mass­geb­li­ches Dos­sier
Unter dem mass­geb­li­chen Dos­sier (auch Mas­ter­d­os­sier) wird das Dos­sier­for­mat (phy­sisch oder elek­tro­nisch) ver­stan­den, wel­ches voll­stän­dig nach­zu­füh­ren ist. Das je­weils an­de­re Dos­sier­for­mat hat le­dig­lich Be­helfs­funk­ti­on. Beim Wech­sel vom Pa­pier­d­os­sier zum eDos­sier wird letz­te­res das mass­geb­li­che Dos­sier.

Was ge­schieht mit den Pa­pier­d­os­siers?
Es bie­ten sich die fol­gen­den Lö­sungs­mög­lich­kei­ten an:

• Mög­lich­keit 1:
Aus­ge­dünn­tes Wei­ter­füh­ren des pa­pier­ge­bun­de­nen Dos­siers bis zum Ab­schluss des Ge­schäfts. Mit­tels einem Ein­la­ge­blatt wird do­ku­men­tiert, dass sich im Dos­sier ab dem Stich­tag (z.B. 1.6.2012) nur noch Un­ter­la­gen be­fin­den, wel­che aus Grün­den der rechts­si­che­ren Dos­sier­füh­rung auch in Pa­pier­form ("Ori­gi­nal") ab­ge­legt wer­den müs­sen (z.B. Ver­trä­ge). Bis zum Stich­tag ist das pa­pier­ge­bun­de­ne Dos­sier voll­stän­dig ge­führt, ab dem Stich­tag das elek­tro­ni­sche.
+ Es be­steht ein Dos­sier über das ganze Ge­schäft (vor und nach dem Sys­tem­wech­sel)
- Im Dos­sier ent­steht eine un­ter­schied­li­che Do­ku­men­ta­ti­ons­dich­te

• Mög­lich­keit 2:
Voll­stän­di­ge dop­pel­te Ak­ten­füh­rung. Alle Un­ter­la­gen wer­den kom­plett nach­ge­wie­sen im pa­pier­ge­bun­de­nen und im elek­tro­ni­schen Dos­sier.
+ Das Pa­pier­d­os­sier ist kom­plett und kon­sis­tent
- Es ent­steht Dop­pel­ar­beit (Red­un­danz!)

• Mög­lich­keit 3:
Rück­wir­ken­de Aus­dün­nung: Das bis zum Stich­tag des Sys­tem­wech­sels voll­stän­dig ge­führ­te Pa­pier­d­os­sier wird nach­träg­lich auf die recht­lich not­wen­di­gen Do­ku­men­te re­du­ziert ("Aus­dün­nung"). Im elek­tro­ni­schen Dos­sier feh­len­de Do­ku­men­te aus der Zeit vor dem 1.1.2012 wer­den nach­ge­pflegt.
+ Das elek­tro­ni­sche Dos­sier ist kom­plett und kon­sis­tent
- Es ent­steht ggf. er­heb­li­che Mehr­ar­beit mit ge­rin­ger Wert­schöp­fung

• Mög­lich­keit 4:
Ab­schlies­sen des pa­pier­ge­bun­de­nen Dos­siers. Neu­eröff­nung eines gleich­lau­ten­den eDos­siers.
+ Kla­rer Schnitt
- Künst­li­che Un­ter­bre­chung eines zu­sam­men­ge­hö­ren­den Ge­schäfts

Das elek­tro­ni­sche Dos­sier ist das mass­geb­li­che Dos­sier
Grund­sätz­lich ist zu be­ach­ten, dass bei allen be­schrie­be­nen Op­tio­nen ab dem Stich­tag aus­schliess­lich das elek­tro­ni­sche Dos­sier als mass­geb­li­ches Dos­sier gilt, d.h. eine voll­stän­di­ge elek­tro­ni­sche Ak­ten­füh­rung ist auf jeden Fall er­for­der­lich. Ein­schrän­kun­gen, die sich aus der rechts­si­che­ren Dos­sier­füh­rung er­ge­ben, sind in Ka­pi­tel 6.1 "Die rechts­si­che­re elek­tro­ni­sche Dos­sier­füh­rung in GEVER" be­schrie­ben.

Zen­tra­le Dos­sier­ab­la­ge für pa­pier­ge­bun­de­ne Dos­siers, die in Be­ar­bei­tung sind
In ge­wis­sen Fäl­len ist – trotz grund­sätz­lich elek­tro­ni­scher Dos­sier­füh­rung – wei­ter­hin das An­le­gen und Nach­füh­ren von Pa­pier­d­os­siers er­for­der­lich. Grund­sätz­lich emp­fiehlt es sich, die pa­pier­ge­bun­de­nen Dos­siers, die noch offen sind, zen­tral ab­zu­le­gen. Die Idee ist, dass alle Per­so­nen des Man­dan­ten je­der­zeit Zu­griff haben auf die Un­ter­la­gen (ana­log zur emp­foh­le­nen of­fe­nen Zu­griffs­be­rech­ti­gung in GEVER). Der Stand­ort der zen­tra­len Ab­la­ge für die pa­pier­ge­bun­de­nen Dos­siers ist allen Mit­ar­bei­ten­den zu kom­mu­ni­zie­ren. In be­grün­de­ten Fäl­len kön­nen pa­pier­ge­bun­de­ne Dos­siers, so lange sie sich in Be­ar­bei­tung be­fin­den, dau­er­haft zu den dos­sier­ver­ant­wort­li­chen Per­so­nen aus­ge­la­gert wer­den. Eine sol­che dau­er­haf­te Aus­la­ge­rung ist vor­gän­gig mit der Amts­lei­tung ab­zu­spre­chen. Die Dos­sier­ent­nah­me ist durch eine Stell­ver­tre­ter­kar­te mit Hin­weis auf den Dau­er­aus­leih­stand­ort zu mar­kie­ren.

Zu­stän­dig­keit und Auf­wand und Er­trag
Mög­lich­kei­ten:

• Die je­wei­li­ge dos­sier­ver­ant­wort­li­che Per­son ent­schei­det sich selb­stän­dig für eine der oben be­schrie­be­nen vier Mög­lich­kei­ten. Ab­spra­chen sind nicht not­wen­dig. Bei jeder ge­trof­fe­nen Wahl müs­sen Auf­wand und Er­trag in einer ver­nünf­ti­gen Re­la­ti­on ste­hen und es sol­len mög­lichst keine red­un­dan­ten Ar­bei­ten an­fal­len.
• Die Amts­lei­tung ent­schei­det sich für eine oder meh­re­re der oben be­schrie­be­nen Mög­lich­kei­ten und er­klärt diese für mass­ge­bend.

Das Füh­ren von per­sön­li­chen Hand­ak­ten ist wei­ter­hin mög­lich!
Wie soll mit Hand­zet­teln und vor­läu­fi­gen No­ti­zen um­ge­gan­gen wer­den? Wenn die Un­ter­la­gen ge­schäfts­re­le­vant sind, müs­sen sie grund­sätz­lich im GEVER-​System (oder in einer an­de­ren au­to­ri­sier­ten Gever-​Fachanwendung) elek­tro­nisch er­fasst wer­den ("Ohne Akten keine Fak­ten"). Als Mög­lich­kei­ten bie­ten sich an: Ein­scan­nen oder An­pas­sen der ei­ge­nen Ar­beits­me­tho­de (z.B. Über­ar­bei­ten im Be­ar­bei­tungs­mo­dus statt mit hand­schrift­li­chen Er­gän­zun­gen). Auch hier soll aber das ge­sun­de Au­gen­mass gel­ten. Un­ter­la­gen von flüch­ti­ger Wich­tig­keit (z.B. Re­le­vanz nur bis zur nächs­ten Sit­zung) kön­nen als per­sön­li­che Hand­ak­ten be­han­delt wer­den. Diese braucht man nicht im Sys­tem ab­zu­le­gen. Sie kön­nen nach per­sön­li­chem Gusto (z.B. Mäpp­chen, Che­mi­se, Ord­ner) ver­wal­tet wer­den.