Glos­sar der wich­tigs­ten Be­grif­fe zur Ak­ten­füh­rung

Ab­la­ge
Die Ab­la­ge ent­hält alle ge­schäfts­be­zo­ge­nen Dos­siers, Un­ter­la­gen und Me­ta­da­ten einer Dienst­stel­le. Die Ab­la­ge wird ent­we­der auf Pa­pier, elek­tro­nisch oder ge­mischt (hy­brid) ge­führt. Struk­tu­riert wird die Ab­la­ge durch das Ord­nungs­sys­tem.

Ab­lie­fe­rung
Die Über­ga­be der nicht mehr be­nö­tig­ten und als ar­chiv­wür­dig be­wer­te­ten Un­ter­la­gen an das Staats­ar­chiv.

Akten siehe Un­ter­la­gen

Ak­ten­füh­rung
Der Be­griff Ak­ten­füh­rung wird syn­onym mit Ge­schäfts­ver­wal­tung, Schrift­gut­ver­wal­tung und Re­cords Ma­nage­ment ver­wen­det. Letz­te­rer eng­li­scher Be­griff setzt sich immer mehr durch.
Unter Ak­ten­füh­rung ver­steht man das Füh­ren von Ge­schäfts­un­ter­la­gen. Die Ak­ten­füh­rung un­ter­stützt die Ge­schäfts­be­ar­bei­tung. Sie er­mög­licht eine Über­sicht über die lau­fen­den Ge­schäf­te und zeigt den Stand eines ein­zel­nen Ge­schäfts auf. Die Ak­ten­füh­rung um­fasst die flä­chen­de­cken­de, ord­nungs­ge­mäs­se und sys­te­ma­ti­sche Auf­zeich­nung von Ge­schäf­ten mit den da­zu­ge­hö­ri­gen Pro­zess­in­for­ma­tio­nen. Sie be­trifft so­wohl wenig oder un­struk­tu­rier­te In­for­ma­tio­nen (z.B. Text­do­ku­men­te) als auch stark struk­tu­rier­te (z.B. in Da­ten­ban­ken). Die Ak­ten­füh­rung er­streckt sich auf pa­pier­ge­bun­de­ne, elek­tro­ni­sche und an­de­re Un­ter­la­gen.
Die Ak­ten­füh­rung si­chert die Nach­voll­zieh­bar­keit und ga­ran­tiert die Trans­pa­renz staat­li­chen Han­delns. Die Ak­ten­füh­rung ist in­ter­na­tio­nal in der DIN-​ISO-Norm 15489 ge­re­gelt. Ge­mäss die­ser Norm müs­sen die vier Grund­an­for­de­run­gen der Au­then­ti­zi­tät, Zu­ver­läs­sig­keit, In­te­gri­tät und Be­nutz­bar­keit er­füllt wer­den - un­ab­hän­gig davon, ob die Ak­ten­füh­rung mit GEVER, einer Fach­an­wen­dung oder in rei­ner Pa­pier­form voll­zo­gen wird.

Ar­chi­vie­rung
Die Auf­be­rei­tung von Un­ter­la­gen und ihre Ab­lie­fe­rung an das Staats­ar­chiv zur zeit­lich un­be­grenz­ten Auf­be­wah­rung und Nut­zung.

Auf­be­wah­rungs­frist
Die Zeit­span­ne, wäh­rend der Un­ter­la­gen und Dos­siers aus recht­li­chen oder ad­mi­nis­tra­ti­ven Grün­den auf­be­wahrt wer­den müs­sen. Nach Ab­lauf der Auf­be­wah­rungs­frist wer­den die ar­chiv­wür­di­gen Un­ter­la­gen dem Staats­ar­chiv über­ge­ben, die üb­ri­gen Un­ter­la­gen wer­den ver­nich­tet. Die Fest­stel­lung und Ein­hal­tung der Auf­be­wah­rungs­frist liegt in der Ver­ant­wor­tung der Or­ga­ne und ist Teil der Auf­be­wah­rungs­pla­nung.

Da­ten­schutz
Der Da­ten­schutz dient dem Schutz der Per­sön­lich­keits­rech­te und der Pri­vat­sphä­re. Für per­so­nen­be­zo­ge­ne Un­ter­la­gen gel­ten die Be­stim­mun­gen des Da­ten­schutz­ge­set­zes sowie die Schutz­fris­ten des Ar­chiv­ge­set­zes §10.

Di­gi­ta­le Un­ter­la­gen
Un­ter­la­gen, wel­che mit Hilfe von Informations-​ und Kom­mu­ni­ka­ti­ons­tech­no­lo­gien emp­fan­gen oder er­stellt wur­den. Di­gi­ta­le Un­ter­la­gen kön­nen Text­do­ku­men­te, Ton­auf­nah­men, Filme etc. sein.

Do­ku­ment
Ein Do­ku­ment ist ein in Pa­pier oder elek­tro­ni­scher Form vor­lie­gen­des Schrift­stück, das bei einer Ge­schäfts­be­ar­bei­tung ent­stan­den ist. Es ist die sin­gu­la­re Form von Un­ter­la­gen.

Do­ku­men­ten­ver­wal­tung
Die flä­chen­de­cken­de und sys­te­ma­ti­sche Auf­zeich­nung von Ge­schäfts­vor­gän­gen und -​ergebnissen ohne Dos­sier­bil­dung.

Do­ku­men­ten­ver­wal­tungs­sys­tem
Elek­tro­ni­sches In­for­ma­ti­ons­sys­tem, wel­ches die Wahr­neh­mung der Do­ku­men­ten­ver­wal­tung um­fas­send un­ter­stützt.

Dos­sier
Unter einem Dos­sier ver­steht man die Ge­samt­heit der wäh­rend der Lauf­zeit eines Ge­schäfts auf­ge­zeich­ne­ten und re­gis­trier­ten Un­ter­la­gen samt Do­ku­men­ta­ti­on des Ge­schäfts­ver­laufs. Grund­sätz­lich ent­spricht ein Dos­sier einem Ge­schäft. Grös­se­re oder über einen län­ge­ren Zeit­raum an­dau­ern­de Ge­schäf­te kön­nen in Sub­dos­siers un­ter­teilt wer­den. Art­ver­wand­te klei­ne­re Ge­schäf­te kön­nen zu einem ein­zi­gen Dos­sier zu­sam­men­ge­fasst wer­den.

Dos­sier­bil­dung
Bei der Durch­füh­rung von Ge­schäf­ten fal­len meis­tens schwach struk­tu­rier­te Auf­zeich­nun­gen (Be­rich­te, Kor­re­spon­denz, Re­gie­rungs­an­trä­ge) an. Um den Ge­schäfts­kon­text zu er­hal­ten, wer­den sie in einem Dos­sier zu­sam­men­ge­führt. Dos­siers sind zeit­lich be­grenzt. Sie tra­gen einen ein­deu­ti­gen Titel, das Datum der Er­öff­nung und des Ab­schlus­ses sowie die Be­zeich­nung der für das Dos­sier ver­ant­wort­li­chen Per­son. Dos­siers wer­den dem Ord­nungs­sys­tem ein­deu­tig zu­ge­ord­net. Grös­se­re oder über einen län­ge­ren Zeit­raum dau­ern­de Ge­schäf­te kön­nen in Sub­dos­siers un­ter­teilt wer­den. Klei­ne­re Ge­schäf­te kön­nen zu einem ein­zi­gen Dos­sier zu­sam­men­ge­fasst wer­den.

E-​Government
Unter E-​Government ver­steht man ei­ner­seits die Un­ter­stüt­zung der Pro­zes­se in­ner­halb der staat­li­chen Stel­len mit­tels elek­tro­ni­scher Me­di­en. An­de­rer­seits un­ter­stützt E-​Government die Be­zie­hun­gen und po­li­ti­sche Par­ti­zi­pa­ti­on zwi­schen der Be­völ­ke­rung, Un­ter­neh­men und In­sti­tu­tio­nen mit den staat­li­chen Stel­len durch die elek­tro­ni­sche Be­reit­stel­lung von In­for­ma­tio­nen und In­ter­ak­ti­ons­mög­lich­kei­ten.

Fach­an­wen­dung
Unter einer Fach­an­wen­dung ver­steht man ein Sys­tem, das für einen ganz be­stimm­ten, im Vorn­her­ein de­fi­nier­ten Ver­wen­dungs­zweck be­nutzt wird. Eine Fach­an­wen­dung oder Fach­ap­pli­ka­ti­on ver­fügt über spe­zi­fi­sche Funk­tio­nen und kann bei­spiels­wei­se für die Buch­hal­tung (Na­vi­si­on) ein­ge­setzt wer­den.

Fe­der­füh­rung
Pro­zess­rol­le; die fe­der­füh­ren­de Per­son ist für die Durch­füh­rung eines Ge­schäfts­pro­zes­ses bzw. einer Ge­schäfts­hand­lung zu­stän­dig. Sie bil­det und be­rei­nigt das Mas­ter­d­os­sier und ist für des­sen Voll­stän­dig­keit ver­ant­wort­lich. Wei­te­re Pro­zess­rol­len sind Mit­wir­kung, Kennt­nis­nah­me und Schluss­zeich­nung.

Ge­schäft
Die Be­ar­bei­tung von Amts­auf­ga­ben er­folgt in Form von Ge­schäf­ten. Das ein­zel­ne Ge­schäft um­fasst den Ge­schäfts­pro­zess und die da­zu­ge­hö­ri­gen Un­ter­la­gen. Das Ge­schäft ist mit­tels Dos­sier im Ord­nungs­sys­tem ein­ge­bun­den.

Ge­schäfts­ver­wal­tung siehe Ak­ten­füh­rung

Ge­schäfts­kon­trol­le
Dar­un­ter ver­steht man das Er­stel­len, Zu­tei­len und Nach­ver­fol­gen von Pen­den­zen, Fris­ten, Ter­mi­nen. Die Ge­schäfts­kon­trol­le, kurz GeKo, um­fasst auch sta­tis­ti­sche Aus­wer­tun­gen.

Ge­schäfts­pro­zess
Der Ge­schäfts­pro­zess um­fasst die Steue­rung und Be­ar­bei­tung eines Ge­schäfts. Die in den Ge­schäfts­pro­zes­sen ver­wen­de­ten In­for­ma­tio­nen müs­sen im Rah­men der Ak­ten­füh­rung auf­ge­zeich­net und ge­si­chert wer­den.

Ge­schäfts­re­le­vanz
Als ge­schäfts­re­le­vant gel­ten Un­ter­la­gen, die In­for­ma­tio­nen ent­hal­ten, wel­che für die Wei­ter­be­ar­bei­tung eines Ge­schäf­tes bzw. für des­sen Nach­voll­zieh­bar­keit von Be­deu­tung sind. Un­ter­la­gen, die wäh­rend der Ge­schäfts­be­ar­bei­tung er­stellt, emp­fan­gen, be­ar­bei­tet und kom­mu­ni­ziert wer­den sowie die ent­spre­chen­den Be­ar­bei­tungs­in­for­ma­tio­nen, sind grund­sätz­lich re­le­vant.

Ge­schäfts­vor­gang
Die Er­fül­lung von Auf­ga­ben löst einen oder meh­re­re Ge­schäfts­vor­gän­ge aus. Die Kette der Ge­schäfts­vor­gän­ge macht den Ge­schäfts­pro­zess aus. Jeder Ge­schäfts­vor­gang muss do­ku­men­tiert wer­den. So wer­den auch Pro­jek­te voll­stän­dig do­ku­men­tiert.

GEVER
Der Be­griff steht all­ge­mein für die elek­tro­ni­sche Ge­schäfts­ver­wal­tung. Darin wer­den do­ku­men­ten­ge­stütz­te Ge­schäf­te unter Ein­satz von EDV-​Mitteln in Dos­siers ver­wal­tet. Die elek­tro­ni­sche Ge­schäfts­ver­wal­tung GEVER stellt Funk­tio­nen für die Ak­ten­füh­rung, die Ge­schäfts­kon­trol­le sowie die Pro­zess­steue­rung be­reit. In­for­ma­tio­nen zu den Ge­schäf­ten wer­den mit­tels GEVER sys­te­ma­tisch ver­wal­tet und rasch zur Ver­fü­gung ge­stellt. GEVER bil­det zudem die Vor­aus­set­zung für durch­gän­gi­ge und au­to­ma­ti­sier­te Pro­zes­se im Be­reich E-​Government.
Im Kan­ton Zug wird das neue, zwi­schen 2011-2013 aus­ge­brei­te­te Ge­schäfts­ver­wal­tungs­sys­tem (Pro­jekt Open Gever) GEVER ge­nannt.

Hand­ak­ten
Un­ter­la­gen, die ein Mit­ar­bei­ter neben den in GEVER oder in einer Fach­ap­pli­ka­ti­on auf­be­wahr­ten Un­ter­la­gen zu sei­nem per­sön­li­chen dienst­li­chen Ge­brauch führt.

Kas­sa­ti­on
Kas­sa­ti­on be­deu­tet die kon­trol­lier­te Ent­sor­gung von nicht mehr be­nö­tig­ten Un­ter­la­gen ohne Ar­chiv­wert aus der Ab­la­ge. Nur vom Staats­ar­chiv be­wer­te­te Un­ter­la­gen kön­nen kas­siert wer­den.

Man­dant
Eine in sich ge­schlos­se­ne, von an­de­ren Man­dan­ten ab­ge­grenz­te Per­so­nen­grup­pe mit ei­ge­nem Da­ten­hal­tungs­be­reich und mit da­zu­ge­hö­ri­gem ei­ge­nem Ord­nungs­sys­tem. Bei einem Man­dan­ten han­delt es sich also um ein Amt, Di­rek­ti­ons­se­kre­ta­ri­at, eine Kom­mis­si­on oder Fach­stel­le.

Mas­ter­d­os­sier
Das als gel­tend be­stimm­te, d.h. mass­geb­li­che, gül­ti­ge, voll­stän­di­ge und ver­läss­li­che Dos­sier.

Me­ta­da­ten
Me­ta­da­ten sind In­for­ma­tio­nen zu den Pri­mär­da­ten (Da­tei­en, z.B. Do­ku­men­te). Me­ta­da­ten be­schrei­ben die Daten ("Daten über die Daten").
Bei den Dos­siers sind fol­gen­de Me­ta­da­ten ob­li­ga­to­risch: Ein­deu­ti­ge Zu­ord­nung zum über­ge­ord­ne­ten Ord­nungs­sys­tem, ein­deu­ti­ger Titel, Datum der Dos­sier­eröff­nung und des Ab­schlus­ses und die für das Dos­sier ver­ant­wort­li­che Per­son.

Ord­nungs­sys­tem
Das Ord­nungs­sys­tem bil­det die Auf­ga­ben einer Amts­stel­le ab. Ord­nungs­sys­te­me bil­den weder das Or­ga­ni­gramm noch des­sen Grund­auf­trag ab, son­dern des­sen in­ter­ne Or­ga­ni­sa­ti­on und Kern­auf­ga­ben. Auf die Ab­bil­dung der Kern­auf­ga­ben in einem GEVER-​System kann ver­zich­tet wer­den, wenn diese in Fach­an­wen­dun­gen oder Da­ten­ban­ken, wel­che die DIN-​ISO-Norm 15489 er­fül­len, ab­ge­bil­det wer­den.
Das Ord­nungs­sys­tem dient als Grund­la­ge für die Dos­sier­bil­dung. Zudem ist es die elek­tro­ni­sche Ab­la­ge der Un­ter­la­gen. Es ent­hält auch die An­ga­ben für die Ab­la­ge­be­wirt­schaf­tung (Fris­ten und Ar­chiv­wert). Das Ord­nungs­sys­tem wird auch Ak­ten­plan oder Re­gis­tra­tur­plan ge­nannt.

Re­cords Ma­nage­ment siehe Ak­ten­füh­rung

Re­cords Ma­nage­ment Sys­tem siehe GEVER

Schrift­gut­ver­wal­tung siehe Ak­ten­füh­rung

Sub­dos­sier
Sub­dos­sier be­deu­tet Un­ter­d­os­sier. Die Dos­siers kön­nen durch Un­ter­d­os­siers un­ter­teilt wer­den, um die Über­sicht­lich­keit zu er­hö­hen.

Un­ter­la­gen
Un­ter­la­gen sind In­for­ma­tio­nen in schrift­li­cher Form, die - un­ab­hän­gig von der Art des In­for­ma­ti­ons­trä­gers - bei der Ge­schäfts­tä­tig­keit er­stellt, emp­fan­gen oder ver­wen­det wer­den. Dazu ge­hö­ren auch An­ga­ben, die für das Ver­ständ­nis und die Nut­zung die­ser In­for­ma­tio­nen not­wen­dig sind. Un­ter­la­gen kön­nen in Pa­pier oder elek­tro­ni­scher Form vor­lie­gen. Elek­tro­ni­sche Un­ter­la­gen kön­nen Text, Bil­der, Ton oder Multimedia-​Inhalte ent­hal­ten. Die Be­grif­fe Un­ter­la­gen und Akten sind gleich­be­deu­tend.
 

Re­fe­renz­lis­te Stan­dards

Ta­bel­la­ri­sche Über­sicht über die GEVER-​relevanten Stan­dards:

Stan­dard	Titel	Ver­si­on	Be­schrei­bung
eCH-0002	Re­cords Ma­nage­ment	Ver­si­on 1.0, ge­neh­migt 23.06.2003	Der eCH-​Standard Re­cords Ma­nage­ment re­fe­ren­ziert voll­stän­dig den Stan­dard ISO 15489-​Records Ma­nage­ment. Er be­zeich­net die or­ga­ni­sa­to­ri­schen Ver­fah­ren und tech­ni­schen Mass­nah­men zur Si­cher­stel­lung der In­for­ma­ti­ons­qua­li­tät im Rah­men von E-​Government und E-Com
eCH-0026	Um­set­zungs­hil­fen Re­cords Ma­nage­ment	Ver­si­on 1.00, ge­neh­migt 15.12.2005	Die hier be­reit­ge­stell­ten or­ga­ni­sa­to­ri­schen und me­tho­di­schen Um­set­zungs­hil­fen für das Re­cords Ma­nage­ment nach [ISO 15489, eCH-0002] haben sich in der Pra­xis be­reits be­währt und sol­len einem brei­ten In­ter­es­sen­kreis in Wirt­schaft und Ver­wal­tung zu­gäng­lich ge­macht wer­den.
eCH-0037	GEVER Vor­ga­ben Bund	Ver­si­on 1.00, ge­neh­migt 24.02.2005	Das eCH-​Hilfsmittel GEVER Stan­dards Bund un­ter­stützt öf­fent­li­che und pri­va­te Stel­len bei der Stan­dar­di­sie­rung und Ein­füh­rung der Ge­schäfts­ver­wal­tung (GEVER). Die Ge­schäfts­ver­wal­tung ist ein Kern­be­reich des „Go­vern­ment in­ter­nal“ (G-I).
eCH-0038	Re­cords Ma­nage­ment Frame­work - In­for­ma­ti­ons­ma­nage­ment im E-​Government	Ver­si­on 1.00, ge­neh­migt 15.08.2006	Das Re­cords Ma­nage­ment Frame­work dient einer Or­ga­ni­sa­ti­on als Ori­en­tie­rungs­hil­fe und me­tho­di­sches Ar­beits­in­stru­ment zur Struk­tu­rie­rung der kom­ple­xen Pro­ble­me eines auf E-​Government aus­ge­rich­te­ten In­for­ma­ti­ons­ma­nage­ments. Es er­laubt, kon­kre­te Pro­blem­stel­lun­gen aus einer ganz­heit­li­chen Sicht an­zu­ge­hen. Ent­schei­de, Ak­ti­vi­tä­ten und Mass­nah­men, die das Re­cords Ma­nage­ment der Or­ga­ni­sa­ti­on be­tref­fen, kön­nen auf einer ge­mein­sa­men Ver­stän­di­gungs­ba­sis ge­trof­fen wer­den. Das Re­cords Ma­nage­ment Frame­work stellt einen auf die schwei­ze­ri­schen Ver­hält­nis­se aus­ge­rich­te­ten Um­set­zungs­schritt von [ISO 15489]1 dar.
eCH-0039	E-​Government Schnitt­stel­le für Dos­siers und Do­ku­men­te	Ver­si­on 2.00, ge­neh­migt 16.06.2010	Der vor­lie­gen­de Stan­dard de­fi­niert in der Ver­si­on 2.0 ein schweiz­wei­tes Aus­tausch­for­mat für elek­tro­ni­sche Dos­siers und Do­ku­men­te zwi­schen E-​Government-Anwendungen. Ge­schäfts­in­for­ma­tio­nen kön­nen so auf ein­fa­che Weise or­ga­ni­sa­ti­ons­über­grei­fend aus­ge­tauscht wer­den.
eCH-0057	Hilfs­mit­tel Leit­fa­den für GEVER und Re­cords Ma­nage­ment Pro­jek­te	Ver­si­on 1.00, ge­neh­migt 12.04.2006	Der GEVER-​Leitfaden des Schwei­ze­ri­schen Bun­des­ar­chivs ist ein „Rundum-​Paket“, das mit einer best practice-​Methode und mit einer Viel­zahl von pra­xis­be­währ­ten Hilfs­mit­teln eine ra­sche und er­folg­ver­spre­chen­de or­ga­ni­sa­to­ri­sche und tech­ni­sche Ein­füh­rung der Ge­schäfts­ver­wal­tung und des Re­cords Ma­nage­ment un­ter­stützt. Der Leit­fa­den kann kos­ten­frei beim Schwei­ze­ri­schen Bun­des­ar­chiv be­zo­gen wer­den (CD-​ROM). Kon­takt­adres­se: bun­des­ar­chiv@bar.admin.ch, Be­treff: Leit­fa­den GEVER Be­stel­lung; www.bun­des­ar­chiv.ch Das Schwei­ze­ri­sche Bun­des­ar­chiv pflegt und ak­tua­li­siert den Leit­fa­den.
eCH-0147	Nach­rich­ten­grup­pe GEVER	Ver­si­on 1.00, Ent­wurf 13.10.2011	Der vor­lie­gen­de Stan­dard de­fi­niert in der Ver­si­on 1.00 die Nach­rich­ten­grup­pe GEVER auf der Basis der E-​Government-Schnittstelle für Dos­siers und Do­ku­men­te [eCH-0039].